¿Su organización desaprovecha oportunidades de negocio porque no encuentra los documentos de soporte para las transacciones?
¿Tiene una multa de la entidad tributaria porque su área fiscal perdió el acceso al registro documental contable?
¿Cuánto tiempo y recursos invierte en la búsqueda de sus propios documentos?
Independiente de las respuestas, el factor común para resolver estos y otros cuestionamientos es la disponibilidad y puesta en marcha de una estrategia integral para optimizar la gestión documental, ya sea digital o impresa.
Conocer las normativas sobre protección de datos es fundamental para contemplar los niveles de seguridad física o digital que archivos y documentos deberán tener.
Introducción a la gestión documental
La gestión documental es el proceso de capturar, almacenar, organizar y simplificar el manejo de documentos de una organización.
Buscar y consultar documentos, por lo tanto, consultar información de forma rápida, fácil y muy precisa está en el corazón mismo de todo método de gestión documental.
A lo largo de este texto, tratamos el tema de gestión documental considerando que, aun cuando una parte importante del ecosistema empresarial está inmersa en lo digital, con una participación de documentos en papel cada vez menor, persisten conceptos, prácticas y enfoques ligados a lo físico.
Importancia de la gestión documental
Realizar búsquedas de documentos, así como la consulta de datos puntuales es una actividad común, recurrente.
De hecho, al ser tan habitual se pierde de vista que puede resultar muy compleja cuando existen demasiados documentos almacenados y se carece de un proceso de gestión documental eficiente.
La relevancia de la gestión documental tiene que ver con la practicidad que le aporta al trabajo diario.
Objetivos de la gestión documental
Un proceso de gestión documental en términos generales pretende lograr la máxima eficiencia en la administración de los documentos, sin importar de qué giro o tamaño de organización estemos hablando.
Hay, por supuesto, objetivos de la gestión documental más específicos:
- Organizar los documentos en archivos y estos a su vez en forma jerárquica y categorizada, de manera tal que se optimice la matriz de búsqueda de información.
- Mantener la información actualizada dentro de la organización, de acuerdo con las políticas, normativas, reglamentaciones e incluso legislación, vigentes.
- Disponer de una visibilidad completa, integral, sin errores, de los documentos almacenados por la organización.
- Controlar los accesos a los documentos, para garantizar su protección, evitar pérdidas y mantener la confidencialidad.
Proceso de gestión documental
Algunas de la de las fases por las que transitan los documentos son las siguientes:
Captura y registro de documentos
El primer paso es la selección de los documentos que ingresan al proceso de gestión documental, identificar qué se tiene que hacer con ellos y proceder ya sea al archivado físico o bien a la captura en forma digital.
El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación (metadatos).
Los documentos deben pasar por el proceso de registro en el momento de su incorporación.
Organización y clasificación de documentos
Hay una serie de características preestablecidas, que se aplican al momento de organizar y clasificar los documentos, como su origen, su destino, su uso, o el soporte.
Se entiende a la clasificación como el conjunto de acciones técnicas y administrativas destinadas al agrupamiento de los documentos, relacionándolos en forma jerárquica.
Almacenamiento y conservación de documentos
La gestión documental tiene entre sus principios básicos el garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro.
Así que el proceso de almacenamiento y conservación se encarga de mantener y preservar los documentos, además de asegurar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo que se determine.
Las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación de documentos deben estar controladas, evitando así el acceso y la destrucción no autorizados; haciendo prevención respecto de su deterioro o pérdida y minimizando los riesgos ante posibles robos o desastres.
Acceso y seguridad en la gestión documental
Los privilegios o los derechos de acceso que se establecen en un modelo de gestión documental tienen mucha relación con las políticas internas y las características de la organización, pero también con normativas legales.
Algunos ejemplos de ello son: la privacidad de datos de carácter personal o bien, la confidencialidad de documentos financieros o con información estratégica. Y sobre todo, de la revisión de legislaciones en protección de datos.
Nuevamente, es un proceso en el cual hay que aplicar controles, reflejados en lo que se conoce como una tabla de acceso y seguridad.
Hablamos aquí de la creación, consulta, modificación o eliminación de documentos.
Definir quienes pueden realizar operaciones relacionadas con los documentos, bajo qué circunstancias y con qué alcance es indispensable.
Trazabilidad y recuperación de documentos
En cuanto a la trazabilidad, es decir, el seguimiento del rastro de un documento, es la característica que permite mantener control de la vida documental, desde su incorporación al proceso de gestión de documentos, hasta que se aplica su destrucción o disposición final.
Beneficios de la gestión documental
Además de las reducciones en costos, mejoras en la colaboración, productividad y eficiencia, la gestión documental como proceso formal en una organización, reduce el impacto ambiental de ésta y sus operaciones.
Ahorro de espacio físico
Convivimos todavía con dos realidades distintas en lo que se refiere a los documentos.
Por un lado, aunque pareciera corresponder a un momento histórico muy antiguo, sigue existiendo la gestión documental basada en papel, carpetas, archivadores, con el necesario espacio físico para su almacenamiento, así como el personal dedicado a la organización, clasificación y búsqueda.
Por otra parte, están los procesos de digitalización de documentos, que han ido sustituyendo lo anterior y cuyas demandas en términos de gestión documental, son diferentes.
La digitalización documental y su gestión, no sólo representa considerables ahorros de espacio físico, sino que también implica un manejo de costos muy diferente, tanto los evidentes, como aquellos escondidos tras la pérdida de productividad por el tiempo que se invierte en buscar documentos.
Mejora de la eficiencia y productividad
Ambas métricas, eficiencia y productividad, resultan beneficiadas, gracias a:
1. Mejores flujos de trabajo o workflows
La aplicación de métodos de gestión documental incorporan reglas de validación en forma automatizada, que permiten asignar tareas concretas -como la creación, revisión, aprobación o envío de documentos- a personas concretas.
De manera tal que se mejoran los flujos de trabajo. Y en escenarios donde ya está presente la digitalización de documentos, a estos roles se agregan tareas como la captura de metadatos o la firma electrónica.
2. Mejor colaboración
Al estar estructurado y bien identificado el proceso de gestión documental, quienes incorporan los documentos y quienes los consultan o modifican, lo hacen bajo las mismas reglas, por lo que la colaboración sucede sin tropiezos.
Cuando se trata de documentos digitalizados, a los que se puede acceder desde distintas ubicaciones, la colaboración se facilita gracias a que se comparten mediante el sistema de gestión electrónica.
Reducción de riesgos y pérdida de información
Con un método de gestión documental funcionando, todos los documentos se almacenan en un repositorio central, donde están indexados y clasificados, de manera tal que se reduce considerablemente el riesgo de que haya documentos extraviados.
La creación de copias de seguridad del acervo de documentos, ya sea de la totalidad o de algunos segmentos, minimiza la posibilidad de perder la información, al mismo tiempo que facilita su recuperación en caso de eventualidades.
En cuanto a los riesgos de seguridad, la gestión documental manual tiene limitaciones para proteger sus archivos de fugas, robos o consultas dudosas, en tanto que, en un esquema de documentos digitalizados, un software de gestión robusto aporta información acerca de quién, cuándo y qué tipo de consultas se hacen sobre cada documento.
Cumplimiento de normativas y regulaciones
Entramos en la revisión de varias vertientes en cuanto a normativas y regulaciones.
Para empezar, tenemos la normalización de la gestión documental, esto es, estandarizar las formas y procedimientos aplicables dentro de una organización.
Enseguida está el establecimiento de normas o reglas a observar. Se trata de herramientas para la gestión del riesgo, la auditoría de la información y el análisis de procesos, bajo la óptica de la gestión documental.
Continuamos con la elaboración de especificaciones técnicas o estándares, que para las organizaciones son referencias que demuestran y garantizan, ante los clientes o usuarios finales, que sus productos o servicios cumplen con unos requisitos mínimos de calidad.
Por último, están las regulaciones oficiales. En este caso, para México tenemos la NOM (Norma Oficial Mexicana) 151, del año 2002 (y su posterior actualización en 2017), que surge a partir del Código de Comercio, con el siguiente objetivo:
“La presente Norma Oficial Mexicana establece los requisitos que deben observarse para la conservación del contenido de mensajes de datos que consignen contratos, convenios o compromisos y que en consecuencia originen el surgimiento de derechos y obligaciones.”
La NOM 151 es la regulación que establece, entre otros elementos, las características que deben tener las constancias de conservación de mensajes de datos al firmar documentos electrónicos.
Más concretamente, cuando las organizaciones utilizan archivos electrónicos en sus procesos, la NOM 151 define las reglas de su conservación. De igual manera, define los elementos necesarios para la digitalización de documentos físicos.
Herramientas y tecnologías para la gestión documental
La gestión documental es un amplio territorio desde la óptica de las herramientas y tecnologías disponibles, entre las que encontramos:
- Procesadores de texto.
- Gestor de correos electrónicos.
- Software de digitalización.
- Software de gestión documental para la extracción de la información.
- Software para la lectura de código de barras y código QR (quick response).
- Gestión de documentos (DM).
- Gestión de registros (RM).
- Gestión de activos digitales (DAM).
- Gestión de contenidos web (WCM).
- Gestión de procesos de negocio (BPM).
- Gestión de flujos de trabajo (Workflow).
Sistemas de gestión documental (DMS)
Un sistema de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés) es una solución integral para la administración eficiente de documentos digitales, que puede incluir muchas de las herramientas y tecnologías listadas arriba.
Ayuda a las organizaciones en la gestión, organización, almacenamiento, recuperación y colaboración relacionada con documentos y archivos, aportando también eficiencia y seguridad.
Funciona a manera de una plataforma centralizada para capturar, categorizar, almacenar y proporcionar acceso a documentos.
Hay varios tipos de sistemas de gestión documental o DMS, aunque también se les identifica frecuentemente por sus siglas en español, SGD:
Básico
Para la organización y almacenamiento de documentos en organizaciones pequeñas o áreas específicas de una entidad.
Es un sistema sencillo que puede incluir herramientas para la búsqueda y recuperación de información.
Empresarial o de gestión de documentos empresariales
Para organizaciones que manejan grandes volúmenes de documentos.
Es un sistema robusto, con herramientas avanzadas para indexación automática, control de versiones, administración de flujos de trabajo, así como destrucción segura de documentos.
Colaborativo
Muy enfocado en equipos de trabajo que requieren de compartir y colaborar en la creación, verificación y aprobación de documentos (como sucede en Google Docs, a manera de ejemplo).
Incorpora herramientas de colaboración, así como gestión de permisos y accesos, con lo que hay garantías en la seguridad y privacidad de la información.
Gestión de registros o RMS
Documentos con valor legal, fiscal, regulatorio o administrativo, como los registros contables, contratos, actas de asambleas, registros médicos, entre otros, precisan de soluciones como esta, diseñadas para garantizar la autenticidad, integridad y conservación de los documentos a largo plazo.
Gestión de contenido o ECM
Además de documentos, maneja contenidos digitales como imágenes, videos, correos electrónicos y redes sociales.
Por medio de un manejo avanzado de metadatos, realiza búsqueda y recuperación de información, así como automatización de procesos.
Digitalización y escaneo de documentos
Es fácil creer que se trata de lo mismo, pero cada uno de estos procesos tiene características y objetivos diferentes:
Escanear implica obtener una foto del documento.
Digitalizar convierte el documento en un formato editable, hace reconocimiento del texto que contiene y le asigna metadatos, para facilitar su clasificación, archivo y posterior consulta.
Automatización de flujos de trabajo
Gracias a la integración de los DMS con otros sistemas empresariales, tales como los de gestión de recursos humanos (HRMS) o los de gestión de clientes (CRM), se facilita la automatización de los flujos de trabajo, de los procesos y se obtiene una mejora significativa en la eficiencia operativa.
Gestión de metadatos y búsqueda avanzada
En un DMS, los metadatos brindan contexto, mejoran la calidad de los datos y facilitan las búsquedas. La gestión de metadatos se presenta mediante:
Indexación y búsqueda avanzada
A los documentos se les incorporan metadatos como la fecha, el título, autor, palabras clave y otros más, con lo que conforma un índice (o se les indexa), para que, a través de filtros, su búsqueda y recuperación se facilite.
La indexación, con su etiquetado y categorización, hace posible la búsqueda avanzada.
Capa o archivo de metadatos
Donde se describen las características de los datos con los que se está trabajando, como el contenido, calidad y otros atributos. La intención es minimizar el riesgo de errores en el DMS.
Descripción esencial
Son características fundamentales de un documento, descritas en metadatos, por ejemplo, la función de la información, su vigencia o periodo de creación, su relevancia en un proceso determinado.
Estos elementos brindan contexto, así como instrucciones para su procesamiento, lo que se traduce en una fácil identificación y reutilización de datos relevantes.
La función de los metadatos que se agregan a los documentos es la de simplificar la búsqueda y recuperación de tales documentos.
Los metadatos simplifican la clasificación, distribución, almacenamiento y control de los documentos, además de que proporcionan rapidez y precisión en las búsquedas.
Consideraciones adicionales respecto a la gestión documental
En México, la necesidad de cumplir con regulaciones administrativas y fiscales ha sido la gran impulsora del proceso de digitalización de documentos.
Prueba de ello es la NOM-151 (con más de 20 años de aplicación), uno de los instrumentos gubernamentales a favor de la utilización de tecnologías digitales para simplificar procesos de reporte y cumplimiento en el rubro tributario, entre otros.
Ahora bien, por lo que concierne a los sistemas de gestión documental, tenemos que, entre los diferentes tipos de DMS, están los basados en la nube, que permiten acceso a los documentos desde cualquier ubicación o dispositivo conectado a internet.
Tal y como ya se mencionó, los DMS están diseñados para integrarse con otros sistemas empresariales, como los de gestión de recursos empresariales (ERP) o los sistemas de gestión de proyectos (PMS), con lo que se logra una mayor automatización y mejora en los flujos de trabajo organizacionales.
Funcionalidades de los DMS
Parte de las funcionalidades de los DMS que mejoran la productividad y la colaboración, incluyen:
- Indexación y categorización de documentos, que facilitan su posterior recuperación;
- Gestión de versiones, que mantiene un historial de cambios para, en caso necesario revertirlos a versiones previas;
- Y permisos y restricciones de acceso, que garantizan tanto confidencialidad como seguridad de los documentos.
Por último, como no podía ser de otra manera, los DMS también se están beneficiando de la incorporación de capacidades derivadas de AI (inteligencia artificial, por sus siglas en inglés).
