La velocidad con la que avanza la tecnología obliga a las organizaciones a buscar herramientas innovadoras: es el caso de ERP y CRM, sistemas reconocidos por su capacidad para mejorar la gestión interna y externa de las empresas.
Éstas, lejos de ser meros recursos tecnológicos, se convirtieron en aliados indispensables para las empresas que aspiran a un crecimiento sólido y sostenible.
Aunque los diferentes tipos de ERP como el CRM son aplicaciones empresariales cuyo objetivo es mejorar la rentabilidad, mantienen sus diferencias.
Al implementar un software ERP, las organizaciones mejoran la eficiencia operativa, reducen los costos y optimizan la utilización de recursos.
De manera similar, el software CRM le permite a una organización comprender mejor las necesidades y preferencias de sus clientes, lo que facilita la personalización de servicios y el aumento de la satisfacción del cliente.
Un CRM también ayuda a una organización a generar lealtad y recomendaciones que impulsan el crecimiento del negocio.
ERP y CRM, software empresarial de rápido crecimiento
Sin duda, la adopción de estas tecnologías se volvió imprescindible para mantenerse a la vanguardia y responder eficazmente a los desafíos que se presentan.
De hecho, según G2, se prevé que el mercado global de software ERP llegue a los USD $78,400 millones de dólares para 2026, con una tasa anual compuesta de crecimiento del 10%.
En cuanto al uso del CRM, su relevancia dentro del marketing es tal que en 2023 llegó a los USD $66,000 millones de dólares y se espera que el mercado crezca al 14% anual hasta el 2030, de acuerdo a Grand View Research.
Si bien, tanto ERP como CRM juegan roles cruciales en la optimización de las operaciones y la gestión, sus funciones y objetivos son diferentes.
En este artículo, explicaremos cada uno de estos sistemas, subrayando sus diferencias y cómo pueden complementarse entre sí.
Entender sus particularidades es esencial para cualquier organización que busque aprovechar al máximo las tecnologías de la información.
¿Qué es un ERP?
Un software de planificación de recursos empresariales (ERP, por su sigla en inglés) es una solución que integra y gestiona diversas áreas de una organización, como finanzas, tesorería y, recursos humanos.
Su objetivo es mejorar la eficiencia interna mediante la optimización de todos los procesos de un negocio.
La consultora Mordor Intelligence estima que, en 2024, el mercado global de ERP alcance los 65.25 mil millones de dólares y llegue a los 103.95 mil millones de dólares para el año 2029.
A su vez, el mismo informe marca que si bien Asia-Pacífico es la región de más rápido crecimiento, Norteamérica sigue siendo la más grande.
Tipos de ERP: ¿Cómo saber cuál necesita su organización?
¿Para qué sirve un ERP?
Un ERP es una herramienta muy importante dentro de una empresa porque permite ejecutar eficientemente todas las operaciones cotidianas mediante automatización, integración y análisis.
Ventajas de un ERP
- Mayor productividad: al optimizar y automatizar procesos internos, el software ERP mejora la productividad de la organización.
- Información estratégica profunda: también sirve para obtener una confiable base de datos sobre los procesos corporativos.
- Reducción del riesgo: permite visualizar de mejor manera los potenciales riesgos de la empresa, para que mitigarlos sea más sencillo.
- Reportes acelerados: ayuda a conseguir informes de las distintas áreas del negocio de una forma simple y rápida.
¿Qué es un CRM?
Por su parte, un gestor de relación con el cliente (CRM) es un software que permite administrar adecuadamente las transacciones y el contacto con los clientes de la empresa, mediante la recopilación, organización y análisis de información vinculada a los usuarios.
Y su efectividad está comprobada: según Nucleus Research, en promedio, los sistemas CRM ofrecen un retorno de la inversión (ROI) de USD $8.71 por cada dólar gastado.
¿Para qué sirve un CRM?
Como se explicó anteriormente, un CRM permite evaluar y administrar todo lo vinculado al trato con los clientes, desde el contacto inicial hasta la transacción final y la atención posventa.
Ventajas del CRM
- Mejor relación con los clientes: se optimiza la relación entre la empresa y sus clientes gracias a la identificación de necesidades y el contacto pleno.
- Más control sobre las ventas: un CRM permite hacer un seguimiento de todas las ventas realizadas, lo que ayuda a analizar los comportamientos de consumo.
- Informes completos: toda la información se puede resumir en reportes muy detallados que se crean rápidamente con base en los criterios establecidos.
- Identificación de oportunidades: al recabar datos de los clientes, un CRM sirve para detectar oportunidades de ventas.
Las cinco diferencias entre CRM y ERP
Finalidad
Mientras que un ERP se enfoca en gestionar los procesos internos de una empresa para mejorar la rentabilidad y la productividad, el CRM se centra exclusivamente en la relación con los clientes y sus ventas.
Implementación
A su vez, un software CRM suele ser mucho más sencillo de implementar, ya que su foco está en uno o dos departamentos, mientras que el ERP es más integral e incluye todas las divisiones de una organización.
Usuarios
Además, los usuarios del CRM normalmente son los especialistas en ventas y/o marketing, a la vez que el software ERP es utilizado por trabajadores y gerentes de diversas áreas: finanzas, recursos humanos.
Migración
La migración de datos también es una gran diferencia entre ambos tipos de programas.
En el caso del CRM, es muy sencilla porque se requieren datos de ventas solamente, mientras que los ERP demandan información de más segmentos de la organización.
Sector
Aunque los software ERP y CRM pueden, y deberían, utilizarse en todo tipo de compañía, sin importar su tamaño o industria a la que pertenecen, lo cierto es que las micro y pequeñas empresas suelen hacer más uso de los CRM que de los ERP.
Casos prácticos: aplicación de ERP y CRM en diferentes sectores
KFC
KFC, la famosa cadena de pollo frito, firmó un acuerdo con la firma The Cloud para implementar wifi gratis en 548 de sus tiendas en Reino Unido.
Cuando los usuarios acceden con sus respectivas contraseñas, se almacena la información para enviar ofertas y promociones especiales, todo mediante un CRM.
Hormel Foods
Para simplificar sus procesos de gestión, Hormel Foods se alió con KPMG y Oracle para implementar un ERP, lo que ayudó a unificar los sistemas de diferentes segmentos para tomar mejores decisiones estratégicas.
Coca-Cola
La rama corporativa de Coca-Cola utiliza múltiples programas CRM, como Salesforce y Sugar, para gestionar el marketing, las ventas y la relación con sus clientes en las distintas partes del mundo en las que opera.
Las mejores 10 herramientas ERP y CRM
ERP Oracle Fusion Cloud
El software Oracle Fusion Cloud es uno de los líderes del mercado. Brinda una solución integral muy configurable para grandes organizaciones.
ERP Microsoft Dynamics 365
En este caso, Microsoft Dynamics 365 también está enfocado para empresas de mediano y pequeño tamaño, además de ser muy fácil de integrar y usar.
ERP SAP S/4HANA Cloud
La solución SAP S/4HANA Cloud se vende directamente a los clientes desde SAP y mediante sus socios de implementación.
Cuenta con aplicaciones financieras y de recursos humanos.
ERP SAP Business ByDesign
SAP también comercializa su sistema ERP SAP Business ByDesign, más centrado en organizaciones medianas y de primer nivel.
ERP Financial Force
A su vez, Financial Force es una solución muy completa creada más que nada para el segmento bajo del mercado.
Sus licencias de software como servicio son brindadas por Salesforce.
CRM ActiveCampaign
En el segmento de CRM, ActiveCampaign es una de las mejores alternativas, ya que se enfoca en la automatización de tareas repetitivas vinculadas a la atención al cliente.
CRM HubSpot
Muy utilizado en el campo del marketing digital, HubSpot es un programa que puede ser utilizado en todo tipo de organización, sin importar su tamaño.
Además, otorga varias funcionalidades gratuitas para los indecisos.
CRM Freshworks
Al mercado también le gusta Freshworks, un CRM gratuito “todo en uno” que mezcla soluciones de ventas y marketing con herramientas de chat y teléfono integrado.
CRM Pipedrive
En el caso de Pipedrive, es un CRM muy interesante porque permite visualizar y administrar el pipeline de ventas para cerrar más transacciones, además de brindar otras herramientas de análisis.
CRM Monday
Por último, Monday es una herramienta considerada un CRM porque permite agilizar los procesos con los clientes de una empresa, manejar flujos de ventas, etc.
¿Es necesario elegir entre un CRM y un ERP?
Muchas organizaciones, especialmente las más grandes que tienen presupuestos muy amplios, se preguntan si es necesario elegir entre un CRM y un ERP, o si conviene directamente añadir los dos programas al inventario.
La realidad es que, un CRM se enfoca en potenciar y gestionar las ventas, mientras que un ERP sirve para administrar y optimizar todos los segmentos de una empresa en busca de una mayor productividad.
Por lo tanto, suele ser recomendable que el departamento de marketing y ventas tenga un CRM y el resto de la organización un ERP.
Salvo que se opte por un programa que incluya las dos soluciones a modo de “todo en uno”.
Impacto empresarial: beneficios de integrar ERP y CRM
- Mejor productividad: integrar un software ERP y un software CRM en una empresa mejora la productividad porque permite automatizar tareas y detectar áreas ineficientes a mejorar.
- Sólida relación con los clientes: con una plataforma que estudie y optimice las ventas y la relación con los clientes, se crea un vínculo más sostenible y rentable a largo plazo.
- Análisis organizacional: estos programas permiten tener un control de cómo se está comportando la organización para poder armar estrategias que potencien su funcionamiento.
- Ahorro de costos: en consecuencia, se puede ahorrar mucho dinero detectando y cambiando áreas de la empresa que no estén desempeñándose correctamente.
Funciones y objetivos de ERP y CRM en una Pyme
ERP: herramienta integral de “back office”
En una pequeña y mediana empresa, el ERP es una herramienta que sirve para analizar y gestionar todo el “back office”, es decir, lo que “no se ve” de una organización.
Los procesos que se optimizan gracias a este software terminan impactando positivamente en toda la compañía, pero suelen ocurrir “detrás de escena”.
CRM: “front office” centrado en clientes y estrategias
A su vez, un CRM se implementa en el “front office”, ya que el trato con el cliente y las operaciones de venta están expuestas y son visibles para quienes son ajenos a la compañía, aunque también repercutan en el back office.
La importancia diaria: gestión eficiente con ERP y CRM
Llevar el día a día de una organización no es una tarea sencilla, en especial si hay muchos empleados, muchos clientes y proveedores y muchas operaciones.
Afortunadamente, contar con software de ERP y CRM permite conseguir una gestión eficiente.
La automatización de tareas gracias a estos programas y el análisis que hacen de las divisiones de una compañía impulsan la toma de decisiones de los jefes y gerentes de áreas, así como también de sus trabajadores.
Consejos para la selección y utilización de sistemas ERP y CRM
Interfaz
Antes de escoger sistemas ERP y CRM, verifica que la interfaz de usuario sea amigable, sencilla de usar y rápida, ya que es importante que los usuarios puedan desenvolverse con fluidez y sin demasiadas complicaciones.
Funcionalidades
Por otra parte, analiza todas las funcionalidades que ofrecen los programas.
Deben cumplir con las necesidades de tu organización: no debe ser muy básico, pero tampoco demasiado complejo y cargado con herramientas innecesarias.
Escalabilidad
Otro punto importante a considerar es la escalabilidad del software, es decir, su capacidad de adaptarse a entornos más grandes y complejos.
Muchas veces, las empresas crecen y se ven obligadas a migrar de programa, lo que suele ser un dolor de cabeza.
Personalización
Por último, vale la pena destacar el nivel de personalización del sistema ERP o CRM.
Cuanto más se pueda configurar, más sencillo será adaptarlo a las operaciones y usos de una determinada organización, lo que le dará más fluidez al usuario.
La elección Teamleader: un enfoque integral
En el caso de estar buscando un buen sistema CRM, una de las mejores opciones es Teamleader, programa que permite gestionar facturas, presupuestos y proyectos enteros.
A través de múltiples planes, funcionalidades y herramientas, Teamleader es ideal para compañías pequeñas, medianas y grandes que estén en busca de una plataforma integral capaz de optimizar las operaciones comerciales y administrativas.
Teamleader permitirá ahorrar costos a mediano y largo plazo, aumentar los ingresos y beneficios desde el principio y eliminar pérdidas de tiempo que suelen repercutir en el bienestar de la organización.
Caso de éxito: un año de logros con Teamleader Focus
Teamleader Focus, el sistema todo en uno que permite llevar el control comercial de una organización, ya lleva un año mostrando cómo puede impactar positivamente en la vida profesional y económica de sus clientes.
Si bien la plataforma añadió múltiples funcionalidades nuevas, se destacan dos: seguimiento temporal y formularios de contacto.
Actualizaciones relevantes: seguimiento temporal y formularios de contacto
Una de las herramientas más comentadas de Teamleader Focus fue la de seguimiento temporal, que permite estar al tanto de los pagos, facturas y presupuestos, así como también de reuniones y llamadas, para gestionar adecuadamente todo el trato con los clientes.
Además, los formularios de contacto permitieron que miles de comerciantes y empresarios a lo largo de todo el mundo capten y clasifiquen clientes potenciales directamente desde el sitio web, lo que agiliza el embudo de ventas y mejora indirectamente las finanzas.
Recursos y soporte: explorando Teamleader y sus soluciones
Gestión de proyectos
Teamleader permite gestionar proyectos de manera integral y flexible para poder entregarlos a tiempo respetando el presupuesto. Además, incluye actualizaciones en tiempo real a las facturas y un mayor control sobre los presupuestos.
Planificación
También ofrece una visión de la carga de trabajo del equipo y permite consultar quiénes pueden colaborar si surgen situaciones inesperadas, administrando los horarios del personal eficientemente.
Captación de leads
Teamleader también brinda formularios de contacto y programación de reuniones para convertir más leads en clientes.
Órdenes de trabajo
Asimismo, la plataforma otorga la posibilidad de crear rápidamente órdenes de trabajo dentro del sitio y que el cliente las firme en el momento, incluyendo registros de horas trabajadas, materiales utilizados, etc.
Bandeja de entrada compartida
Por último, pero no por eso menos importante, el sistema CRM se creó para que se puedan seguir las consultas de los clientes y gestionar todo desde una única bandeja de entrada de muy fácil uso.
