El software empresarial o ERP ayuda en tareas diarias como planificar, presupuestar, pronosticar e informar los resultados financieros de una organización y hasta en operaciones críticas.
Dos tendencias en este 2024 motivan su crecimiento. La necesidad de usar plataformas en la nube y la necesidad de simplificar las relaciones con proveedores y clientes.
Sin duda, es un mercado en pleno crecimiento: según cifras de la consultora Mordor Intelligence, su tamaño se estima en US$ 6,525 millones para este año, y se espera que crezca a un ritmo de 9.76% hasta 2029, cuando alcance los US$ 10,395 millones.
¿Qué es el software empresarial?
Un software de gestión empresarial (ERP) es un sistema informático que agiliza las operaciones comerciales de una empresa.
Ayuda a administrar sus diversos procesos desde un único sistema centralizado que incluye las ventas, los pagos en línea, recursos humanos, nómina, la cadena de suministro y la administración de proyectos.
También, el CRM se considera un software empresarial, pero a diferencia del ERP es un programa que gestiona todas las formas de interacción con los clientes, desde la preventa hasta el marketing, particularmente en el centro de contacto.
El software empresarial ayuda a las organizaciones a ejecutar, escalar y optimizar sus procesos y operaciones cotidianas e incluso les permite desarrollar sus aplicaciones personalizadas.
Origen e historia del software empresarial
El software empresarial tiene sus orígenes en la década de 1940. En aquel entonces, los sistemas eran básicos y se limitaban a tareas específicas como la gestión de inventarios o la contabilidad.
En la actualidad, es mucho más complejo y abarca una amplia gama de funciones, desde la planificación de recursos humanos hasta la gestión de la cadena de suministro.
Los primeros ERP se introdujeron en la década de 1980 con el objetivo de integrar todos los aspectos de la gestión empresarial en un solo sistema.
En la década de 1990, estos sistemas fueron más populares y accesibles para las pequeñas y medianas empresas.
Con la expansión de Internet, los ERP ampliaron sus funcionalidades y, al mismo tiempo, las empresas comenzaron a apelar a la inteligencia empresarial para tomar decisiones basadas en hechos.
Ante esa necesidad, en los últimos años los sistemas ERP comenzaron a incorporar herramientas predictivas y colaborativas que apuntan a mejorar la comunicación empresarial y a incrementar la productividad de las organizaciones.
¿Por qué es importante el uso de ERP?
Buena parte del éxito del software de gestión empresarial radica en su flexibilidad para integrar información de diversas áreas de la empresa y agilizar los procesos comerciales.
El ERP además ayuda a estandarizar y acelerar ciertos procedimientos para mejorar la administración del inventario.
Poder administrar desde un mismo software todas las variables vinculadas con finanzas, logística, administración de inventario, compra de materiales, servicio al cliente, relaciones con clientes y proveedores y hasta la planificación de los recursos humanos de la empresa facilita la integración de información y la toma de decisiones.
¿Cómo funciona?
El software de gestión empresarial es un sistema que cubre buena parte de las operaciones internas de una empresa, desde la producción y la planificación de recursos empresariales, hasta la distribución del producto o servicio.
Como cualquier otro software, los ERP están basados en un lenguaje de programación.
Una de sus principales características es que son plataformas modulares. Es decir, en función de las necesidades de cada organización o entidad, se podrán activar o configurar unos determinados módulos.
Por lo tanto, la customización y la personalización es un aspecto clave para aprovechar todo el potencial de estas herramientas.
Módulos de ERP
Los módulos se conectan a distintas bases de datos, según lo que se requiera para cada departamento.
Algunos de los módulos que se encuentran habitualmente en un ERP abarcan ventas y facturación, gestión de presupuestos, gestión de pedidos y facturación.
También, todo lo referido a previsión de ingresos y gastos, costos de personal, presupuestos, compras, contabilidad y herramientas de marketing y de análisis para llevar el control de todas las gestiones y de la información.
Aplicaciones informáticas incluidas en un software empresarial
Las aplicaciones informáticas incluidas en un software empresarial varían según el tipo de software y las necesidades de la empresa.
Sin embargo, algunas de las aplicaciones más comunes son:
Gestión financiera
- Contabilidad: Se utiliza para registrar y gestionar las transacciones financieras de la empresa.
- Facturación: Se utiliza para crear y enviar facturas a los clientes.
- Tesorería: Se utiliza para gestionar el flujo de caja de la empresa.
- Presupuestos: Se utiliza para crear y gestionar los presupuestos de la empresa.
Aplicaciones de gestión de clientes
- CRM (Customer Relationship Management): Se utiliza para gestionar las relaciones con los clientes.
- Ventas: Se utiliza para gestionar el proceso de ventas.
- Marketing: Se utiliza para gestionar las actividades de marketing.
- Atención al cliente: Se utiliza para gestionar las consultas y quejas de los clientes.
Gestión de recursos humanos
- HCM (Human Capital Management): Se utiliza para gestionar los recursos humanos de la empresa.
- Nómina: Se utiliza para calcular y pagar las nóminas de los empleados.
- Reclutamiento: Se utiliza para reclutar y contratar nuevos empleados.
- Formación: Se utiliza para gestionar la formación de los empleados.
Aplicaciones de gestión de la cadena de suministro
- SCM (Supply Chain Management): Se utiliza para gestionar la cadena de suministro de la empresa.
- Inventarios: Se utiliza para gestionar los inventarios de la empresa.
- Compras: Se utiliza para gestionar las compras de la empresa.
- Producción: Se utiliza para gestionar la producción de la empresa.
Otras aplicaciones
- Business Intelligence (BI): Se utiliza para analizar los datos de la empresa y tomar mejores decisiones.
- Project Management: Se utiliza para gestionar proyectos.
- Collaboration: Se utiliza para colaborar con otros usuarios.
- Security: Se utiliza para proteger los datos de la empresa
Las cinco características del software empresarial
Accesibilidad
A partir de la aparición de la nube, en los últimos años se extendió el uso de versiones cloud o híbridas, que son implementaciones combinadas de soluciones basadas en la nube y disponibles para acceder desde cualquier ubicación con una clave segura.
Facilidad de uso
Los ERP tienen una interfaz de usuario intuitiva, diseñada y desarrollada para lograr la mejor experiencia de usuario posible en las distintas áreas involucradas.
Escalabilidad
El software empresarial debe estar desarrollado con una tecnología y diseño que permita su crecimiento según el aumento del negocio y sus actividades.
Análisis
Permiten hacer seguimiento de las operaciones y los involucrados en todos los procesos. Esto facilita la medición de parámetros para analizar la consecución de los objetivos empresariales según los registros de acciones y resultados.
Soporte y mantenimiento
Por lo general, en el uso cotidiano de la plataforma se incluyen servidores, tablets, computadoras portátiles o de escritorio, y el software interactúa constantemente con los sistemas de los proveedores o con aplicaciones en la nube que requieren de adaptaciones y configuraciones frecuentes.
Beneficios y desafíos del software empresarial
La decisión de implementar un software de gestión empresarial implica también adaptar los procesos internos de la empresa.
Su uso redunda en una serie de beneficios para las organizaciones, como una mejora sustancial en los procesos operativos:
Se unifican procedimientos, se estandarizan los flujos de información en todas las áreas del negocio y se facilita la consolidación de la información bajo una misma plataforma.
Agiliza la comunicación interna
Un aspecto clave de todos estos cambios es que la gestión unificada agiliza la comunicación entre las distintas áreas y, por consiguiente, la toma de decisiones.
Al mismo tiempo, permite personalizar los permisos de acceso en acuerdo a los niveles jerárquicos del negocio, gestionando las responsabilidades.
Cuando todo el proceso de la cadena de valor se logra ejecutar con armonía dentro del sistema, se garantiza una mejora en los tiempos de respuesta a los clientes.
Además se genera un impacto positivo desde el punto de vista financiero y reputacional.
Así y todo, hay cuestiones de seguridad y privacidad que deben considerarse.
La integración con otras aplicaciones son algunas de las complejidades a las que se debe prestar atención en la implementación de un software de gestión.
ERP y nuevas tecnologías
Algo que por estos días discuten los fabricantes de software ERP es cómo se integrará a las nuevas tecnologías.
Y analizan de qué manera equilibrar la necesidad de contar cada vez más con información en tiempo real sin sacrificar calidad, para ofrecer soluciones a medida que se adapten a los requerimientos de las organizaciones.
Tipos de software empresarial
Un software empresarial organiza una operación específica. Existen diferentes tipos de plataformas, cada una con sus herramientas y funciones. Podemos diferenciar tres grupos principales:
Transversales
Consisten en soluciones de software que abarcan funciones para todo tipo de empresas y se enfocan en determinadas áreas de gestión.
Por ejemplo, la gestión de personal, la comercial o la parte administrativa, por citar algunos. Si bien se enfocan en el aspecto principal del negocio, se integran con las demás soluciones que ya tenga la organización.
Específicos
Hay otro tipo de software empresarial más específico, que brinda soluciones enfocadas en un área funcional del negocio, como pueden ser logística, marketing, o gestión de calidad, entre otros.
Verticales
Un tercer grupo está integrado por soluciones verticales, diseñadas para cubrir las necesidades puntuales de un sector.
En este caso, la herramienta incluye en un único sistema todas las prestaciones y módulos que pueda necesitar el negocio.
Los mejores softwares empresariales
A fines del año pasado, la consultora Gartner actualizó su “cuadrante mágico”, en donde evalúa el desempeño de las compañías líderes según su cuota de mercado, capacidad de crecimiento y poder de adopción de nuevas tecnologías.
La particularidad es que, las soluciones más destacadas ya están integradas a la nube e incorporan capacidades de SaaS (Software as a Service).
Entre las más distinguidas se encuentra:
Fusion Cloud ERP de Oracle
Se presenta como una solución SaaS modular y configurable con amplias capacidades requeridas para muchas industrias.
Workday Enterprise Management Cloud
Es otra de las que encabezan el listado, es una solución cloud nativa que proporciona capacidades integradas específicas y ampliadas para sus socios.
Workday Enterprise Management Cloud
Esta solución se centra en el aprendizaje automático aplicado a la gestión financiera y de recursos humanos.
Como punto negativo, únicamente ofrece la localización de nóminas en seis países y se dirige a un número limitado de industrias.
SAP S/4HANA Nube
Posee capacidades de gestión financiera, recursos humanos, gestión de proveedores y características de sostenibilidad.
Oracle NetSuite
La consultora también destaca a Oracle NetSuite, un conjunto integral de soluciones SaaS que se ejecuta en centros de datos que son propiedad de Oracle o NetSuite.
Puede ampliar la funcionalidad vertical en áreas como recursos humanos y procesamiento de pedidos O2C (Order to Cash).
Microsoft Dynamics 365
Es otra solución del tipo SaaS que últimamente incorporó capacidades de IA generativa mejoradas. Aquí se incluyen servicios como Azure, Microsoft Power BI, Power Apps y Dataverse.
Su debilidad la manifiesta en términos de nómina, reclutamiento, planificación de recursos laborales y gestión de recursos humanos.
SAGE
Para cerrar la lista, esta solución se centra en aplicaciones de gestión financiera y automatización.
Desde el origen hasta el pago mediante el uso de IA para auditorías continuas para detectar anomalías. No posee capacidad para la gestión de recursos humanos.
¿Cómo elegir el mejor software empresarial?
No todos los ERP son iguales, del mismo modo que tampoco lo son las necesidades de las empresas.
Para elegir el que más se ajusta a su compañía, es conveniente hacer una primera diferenciación según su categoría.
ERP local o cloud
El software ERP local (on-premise) es el que se aloja en el servidor de la propia compañía. Su limitación está en las funcionalidades a las que se puede acceder en forma remota.
Por otro lado, los ERP cloud, hacia donde han virado la mayoría de los fabricantes, se alojan en servidores externos.
Tienen sistemas de encriptado de información y copias de seguridad en la nube para garantizar su seguridad, y permiten el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
ERP horizontal o vertical
A su vez, hay que definir el tipo de solución, según sea horizontal o vertical.
Los ERP horizontales, son más versátiles que las soluciones verticales, tienen prestaciones para todo tipo de compañías.
Su flexibilidad radica en que es posible añadir y quitar módulos, en función de las necesidades de la empresa.
ERP de código abierto o privado
Finalmente, los software de gestión pueden ser de código abierto o de código privado.
En la categoría de “open source” se ubican las soluciones gratuitas, sin cuota ni licencia.
Los ERP de código privado, por lo general, cobran un abono mensual o por licencias, y ofrecen mayores garantías en cuanto a actualizaciones y soporte técnico.
Casos de éxito en uso de software empresarial
Tomar la decisión e implementar un sistema de gestión no necesariamente es garantía de éxito si no se siguen los pasos adecuados.
Un informe detectó que alrededor del 40% de las implementaciones fracasan.
Un caso resonante fue el que se conoció a mediados de 2023, cuando la Justicia en Madrid falló a favor de la empresa Componentes Industriales Maser y condenó a la filial de SAP en ese país y a su socio implementador, Soluciones de Consultoría y Proyectos TI (SCPTI), a abonar € 146,650 por haber fallado en la implementación.
Pero más allá de este caso puntual, los casos de éxito abundan.
Las empresas mexicanas están adoptando hace tiempo tecnologías ERP para optimizar sus operaciones y mejorar su competitividad.
Algunos ejemplos:
Caso de ABC Comercializadora
Esta empresa de distribución implementó un ERP para mejorar sus procesos de compra y venta. Esta adopción resultó en una mayor precisión en las órdenes de compra, reducción en los tiempos de entrega y una mejora significativa en la atención al cliente.
El ERP permitió a la empresa automatizar y agilizar procesos, optimizar recursos, aumentar la productividad, mejorar el control y la trazabilidad de la información, y facilitar la toma de decisiones y la planificación estratégica.
Caso de Trivasa
Trivasa es otra empresa que se benefició significativamente de la implementación de un sistema ERP. Antes de su implementación, trabajaba con múltiples sistemas que complicaban la sincronización de actividades entre sus sucursales y la matriz.
Su adopción les permitió unificar y optimizar sus procesos, lo que se tradujo en una reducción del 13% en costos administrativos y un incremento del 20% en sus ventas. Además, las sucursales se volvieron autónomas, mejorando la eficiencia general de la empresa.
Load Trail
Load Trail aprovechó la capacidad del ERP para adaptarse a requisitos específicos del sector automotriz, lo que resultó en una gestión más efectiva y una mejor adaptación a los cambios del mercado.
Casos globales
Podemos mencionar el de la competidora de Uber, Lyft, que recurrió a Oracle para sus aplicaciones integradas de finanzas, gestión del desempeño empresarial, adquisiciones y gestión de riesgos Oracle Fusion Cloud.
Cuando Lyft implementó los primeros elementos de Oracle Fusion en cuatro meses, pudo reducir (a más de la mitad) el tiempo que lleva cerrar sus libros sobre el componente de ingresos del libro mayor.
Una vez que la compañía implemente completamente la solución, espera reducir el tiempo para su cierre financiero completo a la mitad, y luego a la mitad nuevamente a medida que continúa mejorando sus procesos.
Pasos adecuados para implementar un software empresarial
Implementar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es un proceso complejo que requiere una planificación y ejecución cuidadosas. A continuación, se detallan los pasos adecuados para hacerlo de manera efectiva:
Definición de objetivos y alcance
Antes de elegir e implementar un ERP, es crucial definir los objetivos de negocio que se quieren conseguir con el sistema y establecer el alcance del proyecto.
Esto incluye identificar los procesos que se van a integrar y las mejoras que se buscan.
Selección del sistema ERP
Hay que investigar y seleccionar el sistema ERP que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa.
Implica evaluar las opciones disponibles en el mercado, considerar las recomendaciones de expertos y realizar una selección basada en la compatibilidad con los procesos de la compañía, la escalabilidad, el costo y el soporte ofrecido.
Planificación del proyecto
Se debe elaborar un plan detallado del proyecto, que incluya el cronograma, los recursos necesarios, los hitos y los responsables de cada etapa.
La planificación debe ser realista y tener en cuenta los posibles riesgos y cómo mitigarlos.
Formación del equipo del proyecto
Constituir un equipo de proyecto con miembros que representen todas las áreas de negocio afectadas por el software empresarial.
Este deberá trabajar estrechamente con el proveedor del ERP y actuar como enlace con el resto de la organización.
Personalización y configuración
Aunque muchos sistemas ERP ofrecen funcionalidades estándar, es probable que se necesite personalizar o configurar el software para adaptarlo a los procesos específicos de la empresa.
Es importante mantener la personalización al mínimo para facilitar futuras actualizaciones y mantenimiento.
Integración y migración de datos
Integrar el software empresarial con otros sistemas en uso y migrar los datos existentes al nuevo, es un paso crítico y debe realizarse con cuidado para asegurar la integridad y la continuidad de los datos.
Pruebas
Realizar evaluaciones exhaustivas del sistema para asegurar que todas las funciones trabajen como se espera y que el sistema sea estable y seguro.
Estas deben incluir escenarios del mundo real y pruebas de estrés para medir el rendimiento del sistema bajo diversas condiciones.
Perspectivas futuras y evolución del software empresarial
Según el informe Future Scape, de IDC (International Data Corporation), la industria tecnológica está enfocada en el impacto que ya está provocando la inteligencia artificial en los negocios.
En el ambiente de las aplicaciones empresariales en la nube, o los Cloud ERPs, esta tendencia viene de la mano de cierto pragmatismo, que se ve reflejado en cinco tendencias:
1. Migración a la nube
El número de empresas que trasladan todo su sistema de gestión empresarial (ERP) a la nube está aumentando entre un 12% y un 15% anual.
Buena parte de esto se debe al hecho de que las iniciativas de transformación digital, a menudo, requieren la tecnología y las capacidades del ERP en la nube y las plataformas de aplicaciones empresariales asociadas.
2. Plataformas de aplicaciones empresariales (EAP)
Las plataformas de aplicaciones empresariales (EAP) son cada vez más importantes, ya que, gran parte de las ganancias de productividad logradas por el ERP en la nube se deben a estas tecnologías.
Las características clave de estas aplicaciones son: la capacidad de desarrollo e integración de sistemas en formato low-code/no-code, el análisis de datos de IA/ML, la automatización de procesos y la mejora de la usabilidad.
3. Soluciones específicas
Las empresas industriales buscan cada vez más tecnología en la nube específica de su industria.
En el caso de la fabricación automotriz, la producción de alimentos y bebidas, los productos farmacéuticos, las industrias de servicios y el sector público, por ejemplo, tienen procesos y requisitos muy específicos que deben cumplirse.
Los sistemas de gestión empresarial en la nube (Cloud ERPs) específicos son ideales para esto, ya que se complementan con soluciones pre configuradas y específicas de la industria.
4. Expansión de la AI generativa
Aunque existe un enorme potencial, esta tecnología aún está en pañales. Además, estos procesos están sujetos a la influencia de los conjuntos de datos y la información de la que se aprende. Por lo tanto, los resultados pueden ser sesgados y no objetivos.
La AI generativa todavía tiene mucho potencial de desarrollo. De todas formas desempeñará un papel importante en el ambiente tecnológico de las empresas.
5. El factor humano
El potencial de las tecnologías para los avances en la productividad y la toma de decisiones es real. Sin embargo, no reemplazarán a los trabajadores, sino que los complementarán. Pero para que esto suceda, las empresas necesitan invertir en la capacitación y el desarrollo de sus colaboradores.
