La popularidad de la metodología Scrum se ha disparado durante la última década. Es, por mucho, la más utilizada entre los equipos de trabajo.
De acuerdo a la vigésima sexta edición del State of Agile Report, que reunió la opinión de 3,220 líderes de proyecto en todo el mundo, 87% implementan Scrum. Hace cuatro ediciones del informe anual esta cifra se ubicaba en 56%.
Su popularidad radica en que a diferencia de los métodos tradicionales de gestión de proyectos, este es un enfoque que es más rápido y flexible, así como menos derrochador.
A sus usuarios les gusta que divide tareas complicadas en historias de usuarios y las visualiza en un flujo de trabajo.
Además, respeta a las personas como un recurso valioso y confía en que los equipos entregarán un producto de trabajo de calidad en plazos ajustados. También asume que los cambios son inevitables.
¿Qué es Scrum?
Scrum es una metodología para la gestión de proyectos complejos en los que se necesita obtener un resultado rápido en entornos muy cambiantes. En su proceso se aplica un conjunto de buenas prácticas, que conducen a la mejora continua, para obtener los mejores resultados posibles en un proyecto.
El acrónimo “Scrum” se forma a partir de S-Coordinates Rutgers University Model, que corresponde al origen del término, proveniente del rugby, donde se le llama scrum a una de las formaciones más características de este deporte, practicada por la delantera del equipo.
Nació como respuesta a necesidades concretas para el desarrollo de productos de software, donde tiene sus raíces. Sus características han hecho que se utilice en muchos otros sectores.
Beneficios y usos
La metodología Scrum emplea un enfoque iterativo e incremental. Es ampliamente utilizada en la industria IT para desarrollar y entregar proyectos de alta complejidad que requieren de trabajo colectivo, aunque su uso se ha extendido a toda clase de organizaciones.
Entre los beneficios de trabajar con Scrum está el ritmo regular de trabajo, sostenido en el tiempo para el equipo de personas involucradas; la mejora en el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) gracias a la reducción de costos; entregas quincenales o mensuales de resultados; mayor productividad y calidad.
Conceptos clave en Scrum
La metodología Scrum tiene tres pilares básicos: roles, eventos y artefactos. También tiene dos herramientas para entender la evolución del proyecto: el Burn Down y el Burn Up. El proceso Scrum se lleva a cabo usando un sprint como medida de tiempo para la ejecución, que corresponde a sesiones de trabajo a lo largo de dos semanas en promedio, con el compromiso de entregas específicas al final del periodo.
Roles clave en el framework Scrum
Los tres roles clave en la metodología Scrum incluyen al responsable de producto (product owner), al scrum master y al equipo.
La persona a cargo de la lista de trabajos pendientes para el producto (o product backlog) es el product owner. Es quien interactúa con usuarios, con el equipo de trabajo y con otros ejecutivos; establece el orden de prioridades en las entregas y su frecuencia.
Por su parte el scrum master es el gerente del proyecto; dirige el conjunto de eventos scrum y tiene a su cargo las reuniones diarias de actualización, así como las de planeación, revisión y análisis retrospectivo del sprint.
El equipo scrum está formado por todas aquellas personas que están trabajando en el sprint, deben generar un esquema de auto-organización y ser colaborativos.
Los artefactos fundamentales de Scrum
Son tres los artefactos en Scrum: la pila de producto o product backlog, la pila de sprint o sprint backlog y el incremento del producto. Cada artefacto representa valor o trabajo.
El product backlog es la lista de trabajo que debe realizarse para el producto. Contiene elementos u opciones en los que el equipo puede trabajar durante un sprint.
El trabajo pendiente del sprint es lo que se denomina sprint backlog. Los elementos se extraen de la lista de trabajo pendiente del producto durante la sesión de planificación del sprint y se trasladan al proyecto. El equipo de trabajo se compromete a su realización durante el sprint.
Un nuevo producto, o función, o mejora, o corrección de errores puede ser el resultado que se entrega al final de cada sprint, y es el artefacto conocido como incremento del producto.
¿Cuál es la función de un profesional scrum?
En palabras de uno de los cocreadores de la metodología Scrum, Ken Schawber, “el trabajo de los profesionales de Scrum es mejorar continuamente la capacidad de usarla, para ofrecer productos y servicios que ayuden a los clientes a lograr resultados valiosos”.
Ahora bien, con una visión más detallada, un profesional scrum observa la aplicación de la Guía Scrum con enfoque de liderazgo servicial. Es alguien que está en un proceso de aprendizaje continuo, colaborando en el equipo y con los clientes; valida, reconoce y adapta elementos para aumentar el valor de los entregables, encabezando equipos autogestionados y funcionales.
Los eventos cruciales en Scrum
La palabra clave en los eventos scrum es el sprint, que funge como contenedor de todos los eventos. Estos se emplean para crear regularidad, así como disminuir la necesidad de reuniones no definidas en Scrum.
Sprint es entonces el evento crucial y se considera el corazón de la metodología Scrum. Tiene una duración fija no menor a una semana y no mayor a un mes. Se trata de un ciclo de trabajo en el que se planean y completan ciertas actividades.
Cada sprint incluye una serie de actividades o trabajos, necesarios para alcanzar el objetivo del producto. Se trata de la planificación (sprint planning), las reuniones diarias de trabajo (daily scrums), la revisión del sprint (sprint review) y la retrospectiva (sprint retrospective).
La importancia de la transparencia
Scrum como metodología tiene un documento maestro que se denomina la Guía –de los creadores del método, Ken Schwaber y Jeff Sutherland-. En ella se enfatiza que Scrum se basa en la transparencia, misma que se traduce en confianza.
En esencia, todos los miembros del equipo de trabajo deben saber qué está pasando en el proyecto, por qué está sucediendo y qué elementos integran la lista del sprint, para tomar decisiones correctas.
A falta de transparencia, es posible que se le oculte información al dueño del producto, quien no tendrá elementos suficientes para determinar si los procesos están desarrollándose correctamente o si el producto está debidamente terminado.
¿Cómo fomentar la colaboración en equipos?
Trabajar con metas claras es la esencia de Scrum. A partir de ello se busca una dinámica de intercambio constante de habilidades e ideas entre los miembros del equipo, con valores como respeto y apertura, para crear un producto completo y multifacético.
En el mismo sentido, el líder de proyecto y el dueño del producto en sus respectivos roles, promueven y mantienen el esquema colaborativo –que se aborda mediante los valores de coraje y enfoque de Scrum-, con lo cual se reducen los tiempos de tramitación, los retrabajos y los malentendidos.
Mitos comunes sobre Scrum y la realidad detrás de ellos
El listado de mitos alrededor del uso de Scrum tiene a la cabeza el argumento de que es muy complejo; que la solicitud y aplicación de cambios en cualquier momento no provoca impacto alguno; que sólo sirve para proyectos pequeños; que los sprints deben durar ni más ni menos que dos semanas; que el líder del proyecto es el scrum master; que se puede usar para desarrollar cualquier producto; que el product owner debe conocer del negocio.
De los siete mitos señalados, los cinco primeros son falsos y los dos restantes verídicos.
Scrum resulta ser una metodología sencilla, que necesita de cambios organizacionales importantes; los cambios solicitados no se aplican en el sprint que está en proceso, sino en alguno de los siguientes; proyectos de todos tamaños pueden beneficiarse, ya que se pueden dividir las actividades entre varios equipos y coordinarlos.
Además, la duración de los sprints puede ser de entre dos y cuatro semanas, según el backlog a desarrollar y, ya que no hay líderes asignados como gestores de un proyecto, el Scrum master asume un liderazgo servicial.
Los casos en que el producto a desarrollar necesita innovación o cierto grado de incertidumbre son los más favorecidos con el uso de esta metodología, pero igual se adapta a cualquiera; en tanto que el product owner tendrá mejores resultados si es un conocedor del negocio, de hecho, suele ser quien representa a los interesados en el proyecto y quien resuelve dudas del equipo de desarrollo.
Mejores prácticas para una implementación efectiva
Para cada rubro de Scrum hay un listado de mejores prácticas relacionadas con su implementación. Solo a manera de ejemplos:
- Los miembros del equipo asumen roles multifuncionales.
- El scrum master protege al equipo de distracciones internas y externas.
- El product owner cancela el sprint si piensa que el objetivo del mismo ya no tiene sentido.
- Las historias que han comenzado terminan dentro del mismo sprint.
- El Scrum diario ocurre en el mismo sitio y a la misma hora todos los días.
- La retrospectiva sucede al terminar cada sprint.
¿Cómo adaptar Scrum a diferentes contextos y proyectos?
La naturaleza de Scrum permite muchas adaptaciones de acuerdo con el tipo de proyecto y de organización, por lo que no es necesario cumplir con todas las especificaciones scrum para obtener buenos resultados.
Desde el liderazgo de un proyecto es posible decidir, con creatividad, si la estructura o metodología Scrum se sigue en todos sus detalles, o bien si se le considera como un marco al que se suman fórmulas distintas, todo ello con el propósito de lograr los objetivos planteados.
Adaptar el uso de sprints es considerado un elemento digno de aplicación en cualquier ámbito, como herramienta para mantener la flexibilidad, planificando el trabajo en periodos cortos de tiempo, con la visión de generar algún tipo de entregable que alimente una hoja de ruta más amplia
Herramientas y recursos útiles
El software de gestión es un recurso de gran utilidad para trabajar con Scrum, ya que ayuda a los equipos en la organización de tareas para proyectos complejos a través de iteraciones y sprints. Algunos ejemplos incluyen a Jira, Asana, Monday.com, QuickScrum o ClickUp.
Estas herramientas facilitan la planeación, el seguimiento de los proyectos, la organización de reuniones diarias, la visualización gráfica del proceso. Habilitan un lugar único para la administración y seguimiento de sprints.
Ejemplos y casos de éxito
Casos exitosos de referencia donde se ha utilizado Scrum, con resultados muy satisfactorios, incluyen a varias reconocidas empresas tecnológicas, como son los casos de Amazon, donde la autonomía de los equipos de trabajo fue factor decisivo en el logro de resultados y Google, en el área Adwords, donde se dejó de considerar las fechas de entrega como restricciones, para transformar esa línea de pensamiento en fechas de liberación de producto de acuerdo con el progreso y calidad demostradas.
Metodología Agile vs. Scrum
En materia de gestión de proyectos para equipos de trabajo con mejora continua, la metodología Agile es la elección que prevalece. Tiene varias vertientes, entre las que destacan Scrum, Kanban y DevOps.
La filosofía de Agile fomenta el desarrollo iterativo y progresivo, con lo cual los equipos de trabajo responden al cambio. Se le considera un marco general.
Scrum por su parte establece formas específicas para que los equipos mejoren continuamente, con herramientas como los sprints, las reuniones de actualización y el análisis retrospectivo. Su foco es la aplicación de plazos para cada ciclo de entrega y la asignación de funciones establecidas.
¿Qué es Scrum distribuido?
Un equipo que trabaja parcial o totalmente a distancia es conocido como Scrum distribuido. En este esquema, debido a las limitaciones en la comunicación informal propias del trabajo remoto, los equipos deben ser más disciplinados en lo concerniente a sus rutinas y en la búsqueda de oportunidades para la colaboración.
Otro elemento a revisar cuando hay trabajo a distancia es el tamaño del equipo, que debe tener menos integrantes, para facilitar las reuniones en línea.
En resumen, sin duda, las herramientas como los sprints, los protocolos, las reuniones rápidas y las retrospectivas son totalmente adaptables al entorno scrum distribuido.
